9 raisons qui font planter un projet de communication et comment y remédier

La plus grande incertitude quand vous regroupez des humains pour qu’ils construisent quelque chose ensemble, ce sont les interactions entre eux. Un projet peut plus ou moins bien se dérouler selon les compétences et les personnalités rassemblées.

C’est pourquoi, travailler en équipe sur un projet lié à la communication est à la fois un grand bonheur et un saut dans le vide. D’autant plus si vous n’avez pas de compétences particulières en gestion de projet, ou si vous devez impliquer des membres externes à votre équipe.

Rechercher un prestataire doit être un chouette moment de joie, pas une tannée ! Cela étant dit, on a observé qu’un échec peut provoquer de la simple frustration ou jusqu’à un rejet de la communication. Pour ne pas en arriver là, on a rassemblé toute notre expérience d’agence de communication pour vous lister les 9 raisons principales qui peuvent transformer votre projet en Waterloo. Et en prime, on vous aiguille pour arriver à les surmonter. On parle de “mitigation” et pas de “résolution” car on n’est pas psychologues.

La seule chose certaine avec la conduite de projet, c’est l’incertitude. Vous avez sûrement entendu parler de la loi de Murphy, également connue sous le nom de “loi de l’emmerdement maximum”, et bien sachez qu’il existe plusieurs dizaines de lois régissant la gestion de projet et qu’elles se vérifient presque toujours. En conséquence, la planification de projet ne sera jamais une science exacte et le seul moyen d’amoindrir l’effet de ces lois est d’anticiper les problèmes. En jargon de chef de projet on appelle ça la mitigation des risques. En termes militaires, ça se résume à si vis pacem para bellum, 🤘 la team latiniste (pour les autres “si tu veux la paix, prépare la guerre”).

Action de mitigation du risque : Appuyez-vous sur les compétences de votre prestataire, mais n’hésitez pas à vous former sur la gestion de projet avec un MOOC (ou retrouvez les bases dans la formation qu’on est en train de vous concocter – vous saurez tout en vous inscrivant à notre newsletter ;)). Listez les 5 pires problèmes qui pourraient arriver et imaginez une solution pour chaque.

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : l’aspect de planning le plus dur à anticiper pour une agence c’est la réactivité d’un client.

Voici la petite sœur du manque d’anticipation ! Si le manque d’anticipation peut venir des deux parties d’un projet, l’incapacité à se projeter vient généralement du client. On aimerait vraiment avoir une baguette magique et une boule de cristal pour vous aider. Mais un projet (quelle que soit sa nature) commence par un cahier des charges qui doit venir de son initiateur. Ce dernier doit avoir un début d’idée de ce qu’il veut. Si le cahier des charges de départ est inexistant ou vague, le prestataire armé de toute la bonne volonté du monde, aura grosso modo une chance sur deux de se planter dans sa proposition. Prenez le temps de la réflexion, il vous sera rendu au centuple.

Action de mitigation du risque : Faites un travail sur vous-même et allez chercher de l’aide chez ceux qui savent faire. Si vous avez identifié des prestataires, demandez-leur s’ils ont des modèles. Nous, par exemple, on a un super cahier des charges pour les sites internet !

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : cette problématique est une des pires pour nous car elle se transforme souvent en une frustration bilatérale. La bonne vieille situation lose-lose qu’on cherche à éviter…

De même qu’on n’attend pas la même chose d’une Toyota que d’une Lamborghini, on ne peut pas attendre la même prestation d’un webmaster indépendant que d’une agence avec 15 webmasters et 10 graphistes. Et on ne parle pas de qualité ! Les Toyota sont réputées durables et fiables. En revanche, si vous voulez expérimenter la montée de 0 à 100 km/h en 3 secondes, vous risquez d’être déçu.e. Il arrive que nos objectifs ou nos attentes ne soient pas compatibles avec nos moyens. C’est frustrant, mais la vie est faite de contraintes dont nous nous accommodons tous les jours. La folie des grandeurs doit parfois attendre !

Action de mitigation du risque : Rédigez vos objectifs et établissez vos ressources (compétences, temps disponible et budget). Comprenez les différents services que peut fournir une agence, et renseignez-vous sur les niveaux de prestations existants. N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs agences. Enfin posez-vous la question : mes ressources sont-elles compatibles avec la prestation dont je pense avoir besoin ?

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : le résultat lorsque l’on rencontre cette problématique est une insatisfaction du client et un triste sentiment d’impuissance de notre part à nous 🙁

Sans faire de psychologie de comptoir, on peut dire que le manque de communication est le générateur de problèmes relationnels numéro un dans le monde. Peur de blesser, évidence unilatérale, simple oubli, manque d’empathie, de temps ou d’organisation. Les raisons pour ne pas communiquer sont nombreuses mais elles ont toutes les mêmes conséquences :

• Au mieux, une information manquante ou partielle qui va entraîner une perte de temps et/ou de qualité dans le projet.
• Au pire, l’absence de communication peut causer des quiproquos et des non-dits. Et eux, ils sont à la gestion de projet ce que le repas de minuit est aux gremlins, mais en pire car l’effet apparaît aléatoirement !

Action de mitigation du risque : Identifiez bien vos besoins et vos objectifs en amont de votre projet. Avoir l’esprit clair aide à avoir une communication claire. Prévoyez des points réguliers avec votre prestataire. Au pire vous annulez, au mieux, ça vous permet de communiquer régulièrement.

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : c’est pour éviter au maximum les situations de ce type qu’on place nos relations clients sous le signe de la transparence, de la bonne humeur et de la proximité.

Parfois on communique, mais on ne le fait pas efficacement. En effet, nous avons tous des références qui nous sont propres et influencent notre interprétation d’une même chose. Pour paraphraser Confucius, votre expérience est une bougie qui n’éclaire que vous. Prenez la phrase “j’aimerais un site moderne”, elle peut avoir plusieurs significations selon les individus. Une grand-mère thaïlandaise a-t-elle la même notion de modernité que vous ? La modernité est-elle dans la couleur ? les animations ? les images ? le ton des textes ? les typographies ? les formes ? C’est difficile, mais il faut garder en tête que tout ce que nous disons peut être interprété par notre interlocuteur. Et pour éviter ça : une image vaut mille mots.

Action de mitigation du risque : On se répète, mais identifiez bien vos besoins et vos objectifs en amont de votre projet, ça va vraiment vous aider. Dès que vous voyez un exemple qui vous plaît, notez-le, et donnez autant d’exemples concrets que possible à votre prestataire !

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : cette problématique, c’est l’enfer sur terre du graphiste et du webdesigner 😭

On est convaincus de l’intérêt de formaliser une “raison d’être” pour votre entreprise. Il est essentiel d’avoir pleinement conscience de ses propres valeurs de travail lorsqu’on cherche un prestataire. Si vous n’êtes pas compatibles, vous n’allez prendre aucun plaisir à travailler ensemble et ça ne va pas aider à l’efficacité de la communication. En plus, vous n’aurez pas les mêmes priorités et les mêmes interprétations lorsqu’il s’agira de fixer des objectifs. En communication et marketing, il existe des pratiques douteuses, peut-être qu’un prestataire qui n’a pas la même éthique que vous serait prêt à les utiliser… Et surtout, quand il s’agit de communication, il faut que votre prestataire soit capable d’exprimer votre voix. Epluchez ses canaux de communication, consultez les avis, demandez des détails sur la prestation mais aussi sur le mode de fonctionnement de ce partenaire potentiel.

Action de mitigation du risque : Changez de prestataire si ça n’a pas fonctionné la première fois (ça peut paraître évident, mais on voit des gens donner des secondes chances pas toujours méritées). Apprenez à mieux choisir le prochain : Apprenez à mieux choisir le prochain en listant vos critères et en les priorisant.

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : notre règle est simple, on n’accepte pas un client si le courant ne passe pas et qu’on sent un conflit de valeurs.

Ça nous attriste de le mentionner, mais ce serait malhonnête de mettre ça sous le tapis. Vous pouvez tomber sur des personnes incompétentes. Et attention, on ne parle pas forcément d’incompétence crasse et globale. Non, le problème de compétences vient souvent quand un prestataire ne sait pas dire non à une prestation pour laquelle il n’est pas 100% équipé. Dans ce cas, vous aurez beau tout mettre en place pour que le projet fonctionne, ça a toutes les chances de capoter. Pour remédier à cela, il n’y a pas 36 solutions, il faut développer sa capacité à être critique et à challenger gentiment mais fermement votre futur partenaire. Vous apprendrez ainsi à faire la différence entre fausse promesse, réelle incompétence et travail bâclé.

Action de mitigation du risque : Bien sûr, si ça vous arrive, quittez le prestataire (le syndrôme de Stockholm s’applique étonnement dans ces situations !) et apprenez à mieux choisir le prochain (voir le super outil dans le paragraphe précédent ;)). Familiarisez-vous avec le langage de votre prestataire pour ne pas vous faire enfumer. 

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : on a une liste de partenaires, et quand on n’a pas la capacité de faire un projet, on redirige nos clients vers eux.

Alors là, on arrive en terrain miné. Le côté obscur de l’être humain : la psychologie ! Pour ce point, on va réinsister sur le fait qu’on parle de problématiques que l’on retrouve aussi bien chez les clients que chez les prestataires. D’ailleurs, on a tous nos petits défauts, et Dieu merci, on ne s’entretue pas pour ça !

Là, on parle de traits de caractère spécifiques et appuyés, qui peuvent envenimer la relation entre un prestataire et un client. On en a relevé 3 qui sont, à notre sens, les pires : le manque de confiance, la mauvaise foi et la conviction qu’on sait faire alors que… non. Quand on ne fait pas confiance, on perd du temps et de l’énergie (car on va tout revérifier), on rabaisse son collaborateur et on attaque son moral.

La mauvaise foi, souvent accompagnée de son acolyte “le refus d’admettre qu’on a eu tort”, est la plus crispante des attitudes. En effet, comment y répondre ? On peut tenter l’humour pour désarmer, mais on en arrive généralement à la confrontation.

Quant à la conviction qu’on sait faire, alors qu’on n’a pas les compétences, attention, récupération de pots cassés en vue !

Action de mitigation du risque : Il n’y a pas de solution miracle autre qu’une discussion cartes sur table. Préparez vos billes pour la discussion. On ne parle pas de préparer la liste de tout ce que l’autre a fait de mal selon vous, mais de vous remettre aussi en question. “Be the bigger person”.

Notre fun fact d’agence à la limite du délit d’initié : quand on est face à ce genre de problème, on balance Audrey en première ligne car c’est elle la meilleure d’entre nous pour confronter sans affronter. Elle sait discuter en affirmant ses positions tout en allant vers l’autre pour trouver une solution.