Le guide pour rédiger simplement le cahier des charges de votre site internet

📅 14 Mar, 2023

6 minutes

“Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément”
écrivait Nicolas Boileau.

Mais quand il s’agit de parler de son entreprise, on ne sait pas toujours aller à l’essentiel, ou on en dit trop !

Pour concrétiser un projet de communication digitale avec un prestataire, il faudra spécifier qui vous êtes, vos objectifs, vos besoins fonctionnels et esthétiques, vos contraintes techniques dans un document synthétique que l’on appelle le cahier des charges (CDC pour les intimes).

De l’arborescence de votre projet de site internet (si vous avez déjà une idée), jusqu’à son design et son référencement (le mot technique pour “capacité de Google à trouver votre site”) , le cahier des charges vient répondre à vos propres questions tout en apportant des éléments à vos interlocuteurs.

L’intérêt d’un CDC est double :

  • Clarifier votre projet pour avoir un chiffrage juste et adapté à vos besoins réels
  • Comparer des offres équivalentes et ainsi juger du meilleur rapport qualité-prix et de la correspondance avec vos valeurs

Alors c’est parti pour voir ensemble les différents éléments qui composent un cahier des charges !

Votre univers stratégique

L’histoire de votre entreprise

Votre entreprise, vous la connaissez mieux que quiconque, vous l’avez peut-être bâtie et connaissez les moindres détails de son histoire. Pour qu’un interlocuteur puisse mieux cerner votre projet, il faut lui raconter votre histoire. Imaginez que vous soyez en face d’un investisseur auquel vous devez décrire votre entreprise de façon concise.

En deux minutes, que lui diriez-vous ? C’est aussi de ça qu’il s’agit ici. Vous pouvez parler de vos missions, de vos valeurs, du nombre de collaborateurs, du profil de vos clients etc… Tout ce qui peut permettre à quelqu’un qui ne vous connaît pas de se faire une idée précise de qui vous êtes.

Vos objectifs

Pour bien vous faire comprendre et transmettre vos attentes, il est important de partager vos objectifs à deux niveaux.

D’abord, pourquoi décidez-vous de créer ou refondre votre site internet ? C’est la question majeure avant de démarrer votre projet. Qu’attendez-vous de votre site ? Une vitrine pour vos clients ? Une aide au recrutement ? Qu’il vous apporte de nouveaux clients ?
Une fois que vous aurez affiné cette première question, clarifiez la manière dont ce nouveau projet contribue à l’atteinte des objectifs de votre entreprise. Quels sont les enjeux autour de votre site internet ? Est-ce la seule action à mettre en place pour atteindre vos objectifs ?

Ces éléments contextuels pourront aider votre prestataire à affiner sa proposition et potentiellement être force de proposition.

Vos clients idéaux

Votre clientèle cible est-elle composée de professionnels ou de particuliers ? Quels sont leurs centres d’intérêt ? Comment pourra-t-on attirer leur attention ? Quelles sont leurs préoccupations ? Les problèmes qu’elles cherchent à régler ?
Ces informations sont très importantes pour vos interlocuteurs. Cela leur permettra de vous proposer des solutions au plus près de vos attentes mais aussi et surtout de celles de vos clients. (Fonctionnalités, ergonomie, design…)

Vos concurrents directs et leur site internet

Les prestataires que vous contacterez ne connaîtront peut-être ni votre métier ni le secteur d’activité dans lequel vous évoluez. Pour leur permettre de faire de la veille sur des acteurs qui vous ressemblent, à qui vous souhaiteriez ressembler ou au contraire des contre-exemples, pensez à identifier 3 concurrents.

Cela a une double utilité : connaître vos aspirations mais aussi les pratiques de votre secteur d’activité et les codes à respecter.

Vos attentes opérationnelles

Votre univers visuel

Si vous avez une charte graphique et que vous souhaitez conserver des éléments ou les faire évoluer pour votre site internet, c’est le moment de le dire ! Vous pouvez expliquer vos choix graphiques dans le CDC et parler de votre univers pour inspirer ceux qui travaillent sur le projet. Vos logos, vos couleurs, vos polices de caractère, vos visuels à utiliser, votre style (décalé, formel) ? En somme, votre site doit être une déclinaison de votre charte graphique et refléter votre personnalité.

Tous ces éléments constituent la base du travail du graphiste. Prenez le temps de bien détailler cette partie !

Vos fonctionnalités

C’est l’une des parties les plus importantes mais aussi les plus exigeantes du cahier des charges. Tout ce qui sort du cadre de la simple consultation ou de la simple navigation sur votre site sera considéré comme une fonctionnalité. Détaillez suffisamment vos attentes et les utilisations que vous en attendez.

Il existe un large panel de fonctionnalités techniques, n’hésitez pas à les lister et soyez sûr que vos interlocuteurs ont exactement compris ce que vous voulez. Votre projet devrait intégrer un moteur de recherche ? Un intranet sécurisé ? Une médiathèque ? Un blog ? Un formulaire d’inscription à la newsletter ? Un système de prise de rendez-vous ?
Pour cela, mettez-vous à la place de l’internaute en décrivant le parcours idéal qui pourrait faire en arrivant sur votre site.

Dans tous les cas, il convient d’exprimer clairement par des exemples concrets ce que vous souhaitez ! Même si vous n’avez pas le langage technique, vous pouvez utiliser vos propres mots ou compléter votre cahier des charges par des schémas explicatifs. Une image vaut mille mots !

Le choix de la solution technique

Sur le plan technique, si vous ne savez pas choisir une solution plus qu’une autre, interrogez-vous sur la manière dont vous souhaitez l’administrer (vous-même ou le prestataire), le niveau d’indépendance, si vous préférez être propriétaire de votre site ou acceptez les solutions sous forme d’abonnement, quelle évolutivité vous souhaitez (fonctionnalités, intégration avec des outils métier, boutique en ligne…)…

Toutes ces informations sont précieuses et permettront au prestataire de vous orienter vers une solution technique plutôt qu’une autre.

Pour aller plus loin, retrouvez notre article “5 solutions pour créer votre site internet

Vos attentes organisationnelles

Les rôles de chacun et le déroulement du projet

Dans votre cahier des charges, il est indispensable de mentionner les intervenants du projet, leurs rôles et leurs responsabilités (par exemple validation des maquettes, validations des choix technologiques). Cela permettra aussi de savoir qui dans votre équipe est l’interlocuteur principal du prestataire (transmission des contenus et accès).

De même, en terme de suivi de projet avec le prestataire, quelles sont vos attentes ? A qui incombe la création et la validation des contenus ? Est-ce que les présentations de maquette, la formation peuvent se passer en distanciel ou non ? Attendez-vous qu’un point soit fait toutes les semaines avec vos équipes ?

Tous ces paramètres doivent être clairement formulés dans votre cahier des charges car ils peuvent avoir un impact sur le devis.

Votre budget

Lorsqu’on commence à parler budget, il est essentiel de bien réfléchir en amont.
Si vous avez déjà une idée de budget, n’hésitez pas à le mentionner. Cela permettra au prestataire de voir en un coup d’œil s’il peut se positionner ou pas, ce qui fera gagner du temps à tout le monde ! Si vous préférez ne pas donner de budget, il faudra accepter la possibilité de recevoir des offres potentiellement déconnectées d’un budget réaliste pour vous.

Pensez également à séquencer les différentes fonctionnalités en mettant d’un côté tout ce qu’il vous faut dans la première version de votre site internet puis de l’autre les options. Vous aurez ainsi un découpage de votre devis qui le rendra plus lisible et vous permettra ensuite de comparer plus facilement les offres reçues.

Si vous ne savez pas vraiment combien coûte un site internet, voici un un éclairage sur le sujet.

Les délais à respecter

Les délais sont un autre aspect fondamental. Idéalement, votre site internet, vous le souhaitez opérationnel pour quand ? Là encore, cela peut largement influer sur le devis !

Si les délais sont courts, alors le prestataire peut justifier une hausse de prix pour prioriser votre projet. Quoi qu’il en soit, c’est la date de livraison souhaitée qui va déterminer le rétro planning du projet.

N’hésitez pas non plus à faire part de vos contraintes (processus de validation long par exemple) et vos disponibilités (événement, déplacement, congés…) pour avoir un calendrier au plus juste et éviter les dérives !

Les critères de sélection

Pour finir, parlez des modalités de sélection. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous ? Le prix ? Les délais ? L’accompagnement ? La proximité géographique ? Cela incitera les prestataires à mettre en évidence ces points-là pour que vous puissiez avoir une grille de lecture claire des propositions.

Conclusion

Ce qu’il faut retenir c’est que plus vous aurez réfléchi en amont à votre projet plus un prestataire pourra faire un devis juste et plus votre site correspondra à vos attentes ! Nous avons bien conscience que cela prend du temps, mais c’est un travail nécessaire qui va vous faciliter la vie dans le choix des offres et la construction de votre site. Il vous servira de fil conducteur et aussi de récapitulatif complet de vos demandes. En bref, il pourra s’avérer utile dans le futur !

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