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Passer à zéro email interne avec 4 outils de gestion

📅 26 Juil, 2022

10 minutes

Savez-vous ce qui n’arrive jamais dans notre agence ? Attendre qu’un collègue réponde à notre message. 

Comment ? Déjà, il faut savoir qu’on n’a pas de locaux. Notre vie professionnelle se fait donc à 98,7% en télétravail. Dans ces conditions, il est indispensable mais pas toujours évident de travailler sur les projets à plusieurs.

En 6 ans d’existence, plein de choses ont changé pour Dooxy sauf une : nos modes de communication.

Notre résultat : communiquer avec zéro email sans aucune perte d’information.

Les conséquences d’une mauvaise organisation à distance sont multiples, et souvent pernicieuses. Stress, perte de temps, mauvaise communication et mésentente entre collègues entraînent des résultats désastreux tant sur le plan de la réussite des projets que sur le plan humain.
Collaborateur ou manager, chacun peut être à l’initiative d’améliorations pour le bon fonctionnement d’une équipe. Et chaque équipe peut trouver sa solution idéale.

Si vous travaillez dans une TPE, ou tout simplement au sein d’une grande équipe, il semble inconcevable de travailler efficacement sur vos projets de manière cloisonnée. Les cloisons chez Dooxy ça n’existe pas, et c’est pour cela qu’on a décidé de partager notre routine de gestion de projet et d’équipe. Elle intègre 4 outils principaux : Discord, Asana, Axonaut et Google Suite.

Nos mots d’ordre lors du choix d’un nouvel outil ? Simple et collaboratif !

Messagerie Discord, notre open space virtuel

En quelques mots : Discord est un logiciel de messagerie en ligne organisé en communautés qui peuvent communiquer par écrit ou oralement et s’envoyer des fichiers. Elle est particulièrement appréciée par les joueurs en ligne.

Discord - Passer à zéro email interne avec 4 outils de gestion - Dooxy

Notre utilisation : on l’utilise pour la communication immédiate entre nous. Avant Discord, notre messagerie instantanée était Slack. C’est Massimo qui a suggéré Discord pour le remplacer, et on l’a très vite adopté grâce aux fonctionnalités de “salons vocaux” et de partage d’écran qui manquent à Slack notamment dans sa version gratuite.

    1. On l’utilise d’abord le matin, façon “on se prend un café”. Pendant environ 30 minutes, on partage les dernières nouvelles, et on fait le point sur nos tâches accomplies et à venir.
    2. A tout moment de la journée, façon “je passe te voir à ton bureau” lorsque l’on a un point à voir ensemble.

Bénéfices :

    1. Discord nous permet une organisation en salons : on en a un par projet. On gagne du temps en partageant les visuels à valider, les dernières actualités reçues du client ou toute information nécessaire au reste de l’équipe. Bien plus pratique, localisable et instantané qu’un email.
    2. On a aussi des salons d’équipe. Chaque membre de l’équipe a créé un bureau virtuel afin d’y recevoir les collègues. Si l’idée peut paraître superficielle (après tout, un seul salon pourrait suffire pour se retrouver), cela participe à recréer virtuellement ce qui se passe dans des locaux.

Synergie : le partage d’informations informelles ou immédiates fait avec Discord est complémentaire d’une gestion de projet plus stricte avec Asana.

Points de vigilance :

    1. Il est important de structurer la diffusion de l’information sinon c’est vite “un joyeux bordel”.
    2. Les notifications. Lorsque l’on veut se concentrer et éviter d’être dérangé, il y a des statuts qui permettent de mettre en pause les notifications pour un temps déterminé ou jusqu’à ce que vous décidiez de les réactiver.

Pour l’essayer c’est ici.

 

Asana, notre chef de projet virtuel

En quelques mots : Asana est un outil en ligne d’aide à la gestion de projet. Il est hiérarchisé par projets, puis sections, puis tâches et sous-tâches. Il permet d’attribuer des tâches à un individu, de mettre des dépendances en place entre les tâches, et pleins d’autres fonctionnalités de pure gestion de projet.

Notre utilisation : Avant Asana, on utilisait Trello qui nous convenait très bien, jusqu’à ce qu’on accueille une 4ème personne, et qu’on dépasse un nombre seuil de clients.
On garde Asana à jour pour pallier toute absence imprévue et que l’équipe puisse voir les tâches en attente. “Personne n’est irremplaçable”, mais dans une TPE de 6 personnes, c’est toujours mieux d’anticiper. 🧯 A noter que la version bureau d’Asana est très bien faite et évite de garder un onglet ouvert en permanence.

    1. Lors de notre point du matin sur Discord, on passe en revue nos activités en cours à l’aide d’Asana.
    2. Les responsables projets ajoutent les tâches nominatives directement dans Asana.

Synergie : bien utilisé, Asana peut être d’une grande aide pour répertorier les temps de travail sur nos différents projets dans Axonaut, (notre outil de gestion,on vous en parle juste après 😉). Il peut également être lié à Google Calendar grâce à un plug-in.

Points de vigilance :

      1. La rigueur, la rigueur et la rigueur. Comme tout outil, si toute l’équipe ne l’alimente pas régulièrement, il ne vous sera pas d’une grande utilité !
      2. Attention aux paramètres de notifications. Mal paramétré, vous pouvez vous faire envahir d’emails de notifications pour vous signifier une nouvelle tâche ou juste une actualité !

Pour la version App / bureau, c’est ici. Et si vous voulez d’abord essayer la version internet, c’est .

Axonaut, notre maître du temps

En quelques mots : le terme technique pour désigner Axonaut est “CRM”, pour “Customer Relationship Management”, ou “Gestionnaire de relations clients” en français.

La plateforme englobe 5 fonctionnalités majeures : le suivi comptable, le suivi commercial, la gestion de projet, la facturation et la gestion des ressources humaines. 

Notre utilisation : Cet outil intégré permet à la TPE que nous sommes de gérer en un seul endroit la partie administrative de Dooxy. C’est un outil redoutable pour suivre et mesurer la rentabilité de nos projets. Pour chaque projet, on fait un suivi de temps précis qu’on complète directement dans Axonaut.

Au-delà de la dimension projet, l’outil permet d’automatiser la génération de facture, la signature en ligne des devis, le paiement par carte bancaire ou par prélèvement de facture, un portail client dans lequel ils peuvent retrouver toutes leurs commandes, factures et suivi de projet et toute la dimension RH (note de frais, fiche de paie et gestion des congés)… bref des fonctionnalités qui permettent de digitaliser de nombreux processus.

Synergie : La synchronisation avec Google Suite permet d’intégrer automatiquement les emails dans chaque compte client. Idéal pour faire un suivi précis par n’importe lequel d’entre nous ! Un vrai plus !

Points de vigilance :

    1. Tout comme Asana, la rigueur est de mise si vous souhaitez suivre la rentabilité de vos projets.
    2. La génération et l’envoi automatique de factures est à utiliser avec beaucoup de précaution. Si cette fonctionnalité est très utile, mal paramétrée, on peut vite s’arracher les cheveux avec des avoirs & co, et votre comptable vous regardera un peu de travers !

Voici un lien d’affiliation si vous voulez tenter l’expérience avec un petit coup de pouce (et pour nous aussi 😉).

Google Suite, notre agenda et base de documents collectifs

En quelques mots : on ne présente plus la Suite Google. Mais au cas où, la suite vous propose une multitude d’outils interconnectés les uns avec les autres : Gmail (email), Google Calendar (agenda), Google Meet (visioconférence), Google Drive (stockage de document en ligne), Google Docs (tableur, traitement de texte et présentations en version web et modifiable). Autant vous dire qu’on les utilise tous sans exception !

Google Suite - Passer à zéro email interne avec 4 outils de gestion - Dooxy

Notre utilisation: La suite Google est la base de nos outils de travail. Accessible depuis n’importe quel poste de travail, n’importe où, elle propose une facilité d’utilisation et une flexibilité maximales ! Elle permet de partager notre travail directement avec nos clients sans faire de transfert de fichiers et en leur laissant la possibilité de faire leurs commentaires et leurs modifications à partir d’un simple lien. Et ça c’est super confortable pour tout le monde car terminé les problèmes de version et la suppression du fichier par erreur ! Ca n’existe (quasiment) plus !

Synergie : Grâce à la popularité de la suite Google, de nombreux services sont compatibles ! Asana, Axonaut et Discord proposent différentes intégrations permettant d’avoir une expérience sans couture entre les outils.

Points de vigilance :

    1. La réticence potentielle de certains clients à l’usage partiel ou total de Google. Bon, on a conscience que tout le monde n’est pas hyper fan de Google… et à juste titre d’ailleurs. Il faut se poser la question de la criticité des informations hébergées et faire attention à la concentration des informations au même endroit. Cela vaut pour n’importe quelle solution d’ailleurs ! Pour ces clients-là, il faut avoir un plan B ou travailler directement avec leurs outils.
    2. Le paramétrage d’accès aux documents. Il existe plusieurs possibilités pour protéger la confidentialité des documents. Il suffit de bien connaître les options et de les paramétrer correctement.

Voici un lien de parrainage, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir le code et économiser 10% la première année (et quelques euros en cadeau pour nous).

Comment faire la transition dans votre équipe

Parler outil, c’est sympa mais ça ne suffit pas ! Dans cette dernière partie, on va vous partager nos trucs et astuces pour qu’ils soient utilisés. Car il faut reconnaître qu’on peut mettre en place les meilleurs outils du monde dans son équipe, s’ils ne sont pas utilisés, ils ne servent pas à grand chose !

On va se concentrer ici, non pas sur comment choisir un outil (car il y a beaucoup de choses à dire sur le sujet et ça mérite carrément un nouvel article !), mais plutôt comment les intégrer dans la routine de travail de votre équipe.

Règle n°1 – Former vos équipes et nommer un référent pour les questions techniques.

On n’a pas tous la même aisance avec les outils ni la même envie de les utiliser. Pour accompagner vos collaborateurs, prévoyez une courte présentation de l’outil et de ses bénéfices pour eux.
Ensuite, il ne faut surtout pas laisser une personne en difficulté sur l’usage de l’outil. Rien de plus agaçant que d’avoir l’impression de perdre son temps et de ne pas y arriver. Frustration et découragement sont les meilleures excuses données à vos équipes pour ne pas utiliser l’outil !

Pour y remédier, avoir un “référent technique” est une solution qui fonctionne bien chez nous. Inutile d’aller jusqu’à la maîtrise experte de chaque outil, mais on a désigné une personne qui est suffisamment à l’aise avec pour pouvoir faire preuve de patience et d’un peu de pédagogie !

Suivant la taille de votre équipe, vous pouvez en avoir plusieurs. Pour nous par exemple : pour Discord c’est Massimo, Asana c’est Caroline, Axonaut c’est Audrey, et Google suite Massimo et Audrey.

Règle n°2 – Faire installer l’application sur l’ordinateur et / ou le smartphone de vos collaborateurs.

La mise en place d’un nouvel outil doit demander le moins d’effort possible au nouvel utilisateur. Surtout s’il est en frein ! Tous les outils proposés, hormis Axonaut, ont une application. L’objectif est que l’outil soit accessible rapidement et en permanence, qu’il puisse se lancer au démarrage de l’ordinateur et générer des notifications à l’utilisateur.

Si, comme Axonaut, il n’y a pas d’application sur l’ordinateur, l’autre option est de mettre l’accès à l’outil dans la barre des favoris et d’enregistrer les identifiants et mots de passe.

Règle n°3 – Utiliser l’outil (wouah, merci Captain Obvious !)

Vous ou la personne initiatrice devez absolument montrer l’exemple. Plus l’outil sera utilisé, plus cela incitera les autres à l’utiliser. On est à mi-chemin entre la carotte et le bâton pour convaincre les plus récalcitrants de s’y mettre pour ne pas être exclus. L’éducation a un nouvel outil passera forcément par une phase difficile pour certaines personnes, mais un peu comme pour un enfant : il ne faut pas lâcher !

Par exemple, vous pouvez répondre systématiquement à une sollicitation via Discord, même si ce n’est pas le canal d’origine et que la sollicitation a été reçue par mail, téléphone ou de vive voix. Au début, il faut peut-être préciser à votre collègue “je t’ai répondu sur Discord”, puis très vite il ira directement vérifier Discord.
De même sur Asana : si vous attribuez des tâches à vos collègues en vous assurant que les notifications sont bien activées, ils finiront par intégrer cette nouvelle habitude.

Règle n° 4 – Créer des rituels et/ou ajouter un peu de décontraction.

Là on compte sur vous pour trouver des ruses selon les outils et selon le style de management au sein de votre équipe ! Pour vous aider, on partage avec vous nos astuces pour chaque outil !

Discord

  • rituel : on fait notre daily meeting en vocal dessus. Donc le matin, tout le monde est obligé de se connecter à l’outil pour participer à la réunion du matin.
  • Décontraction : on a créé des salons pour décompresser comme par exemple “petites victoires ou joies”, “photos des enfoirés en vacances” ou encore “Minute culture”. Et ils sont vraiment utilisés !

Asana :

    • on utilise la fonction “tâche récurrente” pour formaliser nos tâches rituelles telles que les notes de frais, ou la saisie de nos heures dans Axonaut !
    • rituel : on utilise nos Asana pour faire le daily ! L’occasion pour l’équipe de faire du nettoyage et d’ajouter les tâches oubliées. On utilise aussi pas mal la fonction commentaires pour les éléments importants du projet.

Axonaut :

    • rituel : on ne va pas vous cacher qu’on est en plein dans le dur avec cet outil. Notre activité croissante et nos offres nécessitent de suivre précisément le temps passé sur chaque projet client. Notre plus gros challenge est de mettre régulièrement nos heures dessus. Pour le moment, une partie de l’équipe ne le fait encore que mensuellement, ce qui est très insuffisant pour nos besoins. Virginie, notre partenaire qui gère l’administratif, nous fait un rappel en fin de mois pour qu’elle puisse avoir le relevé d’heures de chacun à jour. On doit encore s’améliorer sur ce point jusqu’à une complétion journalière de nos heures.

Google Suite :

    • rituel google drive : plutôt que d’envoyer des fichiers, on envoie le lien vers le fichier ou l’emplacement du dossier. Cela permet d’habituer les collaborateurs à aller chercher les informations directement dans le Drive.

 

On espère que cet article vous donnera des idées pour en finir avec les emails internes.

On le mettra à jour en fonction de nos expérimentations en cours pour partager avec vous nos meilleures pratiques car on est toujours à l’affût de trucs et astuces pour s’améliorer. D’ailleurs si vous avez tenté des choses de votre côté, on est preneurs de ce qui a marché ou pas… (toujours intéressants et pleins d’enseignements).

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